O eSocial e a Organização de Prontuários de Funcionários

O eSocial e a Organização de Prontuários de Funcionários

Com o tempo escasso das empresas despendido para a busca de profissionais de qualidade e cumprimento da nova legislação trabalhista e-Social, o tempo para organização da documentação de prontuários de funcionários no RH tornou-se mínimo.

O QUE É O E-SOCIAL?

De maneira simples, o eSocial nada mais é do que uma ferramenta de centralização das informações referentes à escrituração das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias das empresas.

O objetivo do Governo Federal, com a implantação desse programa, é realizar uma verdadeira padronização de coleta, transmissão e validação das informações das pessoas jurídicas em todo o território nacional.

O eSocial é um sistema que integrará as obrigações acessórias trabalhistas do negócio em uma única entrega. Isso significa que os profissionais de RH poderão enviar diferentes informações referentes a CAGED, GFIP, RAIS e outras questões em um só expediente e documento.

Hoje o tempo do profissional de RH dedicado a organização dos prontuários físicos é grande, e na maioria dos casos acaba não sendo realizado com todos os procedimentos que seriam necessários, como: check-list dos documentos, controles de pendência, controle de empréstimos, controle de documentos periódicos, arquivamento de documentos novos e controle vencimento de documentos.

Para ajudar nossos clientes com a grande demanda de organização de prontuários que atenda às necessidades da empresa e da legislação trabalhista, estruturamos um trabalho para ajudá-los na adequação das obrigações trabalhistas como o eSocial, e na criação de procedimentos e tabela de temporalidade.

TABELA DE TEMPORALIDADE

A tabela é um documento imprescindível para que tenhamos um fluxo dimensionado às necessidades da empresa e da legislação, sendo que é necessária a avaliação de muitas leis em conjunto, para assim podermos atender a todos os interesses. Por exemplo um cartão de ponto pela legislação trabalhista deve ser mantido em arquivamento por 5 anos, entretanto recomendamos seu arquivamento por 7 anos, esse tempo maior se faz necessário por conta de ações trabalhistas que possam surgir, pois nessa legislação o funcionários tem dois anos para questionar os últimos 5 anos, assim é necessário resguardar o direito de defesa da empresa.

SISTEMAS DE FOLHA DE PAGAMENTO X ARQUIVO FÍSICO

Existem muitos sistemas e módulos de folha de pagamento que são muito eficientes no mercado, mas vejo uma lacuna entre o processamento da folha de pagamento e o documento físico que tem que estar no prontuário, entendo que todo o processamento da folha na geração mensal de documentos é uma etapa, sendo o final do processo o arquivamento do documento. Em nossa experiência vemos que por falta de tempo, conhecimento ou foco, os prontuários físicos não contêm os documentos que por legislação devem estar arquivados.

GED, ORGANIZAÇÃO FÍSICA DOS DOCUMENTOS E LEGISLAÇÃO

(LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012)

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é um recurso imprescindível, pois elimina tempo de busca em pastas físicas e ajuda na análise rápida e eficiente dos documentos, entretanto temos uma legislação que não permite a digitalização com a destruição dos documentos físicos, entendemos que essa lei vem prevenir fraudes que poderiam acontecer visto não termos legislação no Brasil.

O sistema GED, já é bem conhecido no mercado, sua função é a utilização da imagem do documento, a partir da digitalização da mesma, na Criarq desenvolvemos o GED Solarq, com mais funções, como: grupos de usuários com compartilhamento por alçadas, workflow, pesquisas por OCR e estamos testando inteligência artificial.

Dessa forma entendemos que com a entrada do eSocial, a documentação de RH mais do que nunca deve estar de acordo com as exigências de nossa legislação, evitando assim o descumprimento da legislação e suas possíveis consequências como multas e processos trabalhistas. Para isso é necessária a utilização de uma ferramenta adequada que possa auxiliá-lo no seu dia-a-dia e para a organização de prontuários de funcionários de sua empresa.

A Criarq poderá ajudá-los, tenho certeza. Venha tomar um café conosco.

Um abraço

ELISABETE SANTOS.

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2018-05-29T12:12:31+00:00