Posso dizer que o SGED é um sistema que permite a disponibilização de consultas em tempo real via internet, possibilitando o controle e agilidade nas rotinas no nosso departamento CDOC. Os benefícios e resultados são positivos, onde vou citar alguns:
Facilidade de acesso na localização de informações de um documento (usando palavra-chave) isso agiliza o processo da consulta e acesso conteúdo digitalizado, dando assim praticidade e rapidez aos colaboradores da empresa. Empréstimos de documento com protocolos dando segurança com quem estão os documentos.
Gera relatórios de gerenciamento, deixando livre para montar e escolher os campos e bases, os relatórios de empréstimos facilita a cobrança dos documentos emprestados que gera o relatório do próprio sistema e podem ser enviados ao email dos solicitantes que são cadastrados posteriormente no pick list, permite montar relatórios com os prazos para descarte de documentos.
Ahhh… sobre as etiquetas, são sensacionais! O próprio sistema gera as etiquetas das pastas / caixas / documentos individuais, buscando as informações que fora alimentadas no sistema, e mais, gera inclusive, etiquetas com código de barras facilitando o empréstimo e devolução dos documentos com rapidez, com boa visualização.
O sistema permite inserir documentos eletrônicos e imagens scaneadas com perfeita visualização.
Bom, depois de falar como funciona o SGED, tem o ganho de tempo e a produtividade, na visão de arquivista o arquivo fica organizado, tanto da visão física e virtual, porque tudo que é organizado facilita a sua localização e assim ganhamos tempo.
Diminui o risco de perda de informações e documentos, pois são realizados backup diariamente pela empresa Criarq.
O sistema não costuma dar falhas, tem bom funcionamento, é claro e simples de executar.
Concluo que o sistema SGED é uma ferramenta facilitadora no dia a dia do CDOC, sem ele hoje não consigo trabalhar. Recomendo, recomendo e recomendo!!! Excelente e atende as expectativas do Centro de Documentação da Aparecido Viana Imóveis.